こんにちは、ryo（リョウ）です。
このブログでは、元・中の人だからわかる「役所の裏話」や「役所の活用術」などを書いています。
今回の記事は、「住民票」です。
めちゃくちゃ時間がかかるイメージですよね。
でも、簡単に取得出来たり、お得に取得出来たり……中の人には当たり前のことばかりですが、教えてくれないんですよね。
あなたのその住民票、実はタダでもらえたかも！？
それではどうぞ。
注意自治体により異なる場合があります。必ず自治体のHPなどを確認してください。
住民票のアレコレ（窓口・コンビニ・郵送・お得情報）
住民票は、居住地を証明するための重要な書類です。
市役所・区役所での取得はもちろん、便利なコンビニ交付、郵送で取得する方法について詳しく解説します。これを読めば、スムーズに住民票を手に入れることができます！
住民票の基本情報
住民票とは
住民票は、あなたの居住地や世帯構成を公的に証明するための書類で、さまざまな場面・手続きで必要とされます。
住民票の写しとは
住民票の提出が必要になったときに「住民票の写し（コピー不可）」などと書いてあることがありますよね。
実は、私たちが受け取る住民票は「写し」なんです。住民票原本に記載されている情報を写した文書です。
住民票の原本との違い
住民票の原本は、役所に保管されている公式な記録で一般の人が直接持ち出すことはできません。そのため、「住民票の写し」が発行され、これが公式な証明書として機能します。
「原本を出してください」と言われた場合は、取得した「住民票の写し」を出すことになります。
住民票の種類
- 住民票謄本
世帯全員が記載された住民票です。 - 住民票抄本
世帯のうち一部の方だけが記載された住民票です。 - 住民票除票
転出や死亡等により住民登録が消除された方の住民票です。証明に「除票」の記載があり、一人ごとの証明になります。 - 住民票記載事項証明書
住民票の記載事項のうち一部の事項について、住民票に記載されていることを証明するものです。提出先の指定用紙を持参した場合・指定用紙が無い場合ともに、証明が可能です。
必要に応じて次の項目を住民票に記載することができます。
＊世帯主名及び世帯主との続柄
＊本籍及び筆頭者
＊住民票コード※
＊マイナンバー※
※住民票コードとマイナンバーは、亡くなられた方の住民票除票には記載できません。
住民票を取得する方法
市役所・区役所の窓口／出張所の窓口
必要なもの
- 住民票の写し等請求書
役所で記入、または事前に市区町村の公式サイトからダウンロードして記入し持参することも出来ます。 - 本人確認書類
運転免許証やマイナンバーカード、パスポートなどを忘れずに持参しましょう。 - 手数料
多くの市区町村では1通あたり300円程度です。
※代理人が取得する場合についてはこちら。
※自治体によっては押印が必要な様式を使用していることがあります。
こんな方法も！
- 他の自治体にある住民票を取得する
「広域交付住民票」といいます。
住民基本台帳ネットワークシステムを利用して、全国どこの市区町村でも取得が可能です。本人または同一世帯の方が請求できます。（本籍と筆頭者は記載できません）
つまり、A町に住んでいる自分の住民票を、職場近くのB市で取得することができる、というものです。 - 事前予約する
待ち時間短縮のために、事前にWEBやLINEで請求書を提出できる市区町村もあります。
出張所の注意点
出張所では取得できない（交付していない）住民票もあります。
コンビニ
必要なもの
- マイナンバーカード
運転免許証やマイナンバーカード、パスポートなどを忘れずに持参しましょう。 - 手数料
手数料も市区町村の窓口と同じく300円程度です。
こんなメリットも
手軽に利用できるコンビニ交付ですが、実はコンビニ交付手数料が窓口交付より安い自治体もあります。（僕は、この記事を書きながら調べて知りました！へぇ～です。ご自身の自治体の手数料も調べてから取得してみてください。）
注意点
- マルチコピー機じゃないと取得できない
- マイナンバー付きの住民票が発行できない場合もある（自治体やコンビニごとに違う）
- 謄本・抄本以外の住民票は取得できない（住民票の種類についてはこちら）
郵送
窓口に直接行けない場合は、郵送で住民票を取得することも可能です。
必要なもの
- 住民票の写し等請求書
市区町村の公式サイトからダウンロードできます。「住民票」「郵送」で検索するとたどり着きます。なお、窓口での請求と郵送請求とで様式が違う自治体が稀にありますので注意しましょう。 - 本人確認書類のコピー
運転免許証やマイナンバーカードなどのコピーを同封します。 - 手数料（定額小為替）
定額小為替を郵便局で購入し、手数料分を同封します。必要な額は自治体のＨPで確認しましょう。 - 返信用封筒
自分の住所と名前を記入し、切手を貼付します。
つまり、請求書を送付する用と返信用に封筒は2つ必要になります。切手も封筒2つに貼らなくてはいけません。
事前確認したいこと
必ず申請する自治体のHPで確認してから申請準備を始めましょう。
- 手数料
定額小為替は発行にも手数料がかかってしまうため、定額小為替以外の支払い方法が無いか、自治体のHPで確認しましょう。 - 請求書
WEB申請が可能か確認しましょう。印刷する手間が省けるかもしれません。
注意点
郵送での取得には10日程度かかることがあります。混雑時はさらに時間がかかる場合があるため、余裕を持って手続きを行いましょう。
住民票取得時に知っておくべき注意点
本人確認書類
マイナンバーカードや運転免許証を持っていない場合、本人確認書類として使用できる書類を事前にチェックしておきましょう。
代理人による請求
- 本人と同一世帯の人が請求する場合、委任状は不要です。
- 代理人が請求する場合は、委任状や本人との関係を証明する書類が必要です。
- 「住民票コードが記載された住民票の写し」「マイナンバーが記載された住民票の写し」の取得には制限があるので注意してください。
無料になる場合
法令の規定により手数料を免除できる場合があります。以下は主なケースです。
- 就職時の年齢確認のために住民票記載事項証明書を提出する場合、手数料が免除されることがあります。この場合、必要な情報は氏名、住所、生年月日、性別の4項目に限られます。
- 失業保険の申請に必要な住民票記載事項証明書も無料で発行されることがあります。
- 生活保護を受けている方は、住民票の写しや戸籍証明書の手数料が免除されることがあります。
- 児童手当や年金請求など、特定の公的手続きに必要な住民票の写しは無料で交付されることがあります。
- 自然災害や火災等により被害を受けた方が、り災証明書を提示することで住民票の手数料が免除される場合があります。
これらの条件は地域によって異なる場合があるため、具体的な手続きについてはお住まいの市区町村の窓口で確認することをお勧めします。
また、手続きの内容によっては、無料にならない場合もあります。
新型コロナウイルス感染症に関連する融資や貸付けの手続きに必要な住民票の写しも、手数料が免除されていました。
公的な手続きに必要で住民票を取得する場合は、無料になるか確認してみてください。
住民票除票の保存期間
住民基本台帳法施行令の一部改正（令和元年6月20日施行）により従来の5年間から150年に延長されましたが、改正以前にすでに廃棄された除票は取得することができません。
ただし、改正以前から長期にわたり保存している自治体もあります。過去の除票を取得する際は自治体に確認することをお勧めします。
押印は必要？
最近は、役所に提出する書類も押印不要になってきています。
しかし、自治体によっては押印を必要とする場合もありますので、自治体の窓口で手続きする場合は念のためハンコは持参しましょう。
また、郵送請求をする際も、請求する自治体の申請書を利用するのが無難です。
まとめ
住民票は、日常生活の中で必要となる重要な書類です。目的に合わせて適切な取得方法を選び、必要な書類を準備してスムーズに手続きしましょう！
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